Doğal olarak dersin büyük bir bölümü toplantı türleri ile ilgili ve sanal toplantılar da teknoloji şirketinde çalışan bir eğitmen olarak benim en ilgi duyduğum toplantı türlerinden birini oluşturuyordu. Hibrit toplantıları anlattığım derste öğrencilerimin bilimkurgu filmlerinden bir sahneyi anlattığımı düşünen bakışlarını hiç unutmuyorum. Günümüzde COVID-19 pandemisiyle önemini gün geçtikçe arttıran sanal ve hibrit toplantılar kurumları bazı açmazlara sürükleyerek, kurum içi toplantı kültürünü gözden geçirmelerine neden oldu. Kuşkusuz yenilemek, yenilenmek ve çalışanların motivasyonu açısından verimliliğin kalbinin attığı toplantı tekniklerini tekrar masaya yatırmanın zamanı çoktan gelmiş durumda.

Geçtiğimiz hafta The Ekonomist’in “Love them or hate them, virtual meetings are here to stay” makalesini ilgiyle okudum. Makale önemli konuların altını çiziyor ve geleceğe ışık tutan verileri tüm açıklığıyla ortaya koyuyordu. Bu önemli makaleden bazı konu ve verileri kısaca özetlemek isterim.

• Covid 19 sonrası, dijital toplantı platformları uzaktan çalışmayı mümkün kıldı. Bir zamanlar evden çalışabilmek için izin isteyen personel şimdi ofisten çalışmak için izin almak ve çeşitli kurum içi prosedürleri takip etmek zorunda kalıyor. Yoga derslerinden tıbbi randevulara kadar bir zamanlar yüz yüze yapılan her türlü çalışma internete taşındı. Zoom toplantılarındaki günlük katılımcı sayısı Aralık 2019’un sonunda en fazla 10 milyondan dört ay sonra 300 milyonun üzerine çıktı.
• Sanal çalışma ortamının olumlu taraflarını alt alta sıralamak ve listenin başına verimliliğikoymak mümkün. Harvard Business School’dan İş İdaresi Profesörü Tsedal Neeley, sanal çalışmanın beceri ve performansı, çalışan ve kurum açısından daha iyi hale getirecek düzenlemelerin önemli bir parçası haline getireceğini düşünüyor. İşin püf noktasının, bu yeni düzenin iyi taraflarını koruyup olumsuz olabilecek konular için geçici çözümler bulmak olduğunu savunuyor.
• Pandemide geçen bir yıl içinde, çoğu insan “Zoom yorgunluğu”ndan müzdarip oldu. Stanford Üniversitesi’nde Virtual Human Interaction Lab’in kurucu direktörü Jeremy Bailenson konuyla ilgili yayınladığı makalesinde zoom yorgunluğunun nedenlerinden birinin mesafe olduğunu söylüyor. Zoom’da ekran başında oturan kişilerin birbirine mesafe algısının 50cm olduğunu, böylesi bir yakınlıkta ise beyinin bir yumruk ya da bir öpücük beklemek için donanımlı olduğunu belirtiyor. İster toplantıda dinleyici olsun, isterse sunum yapsın, sonsuz göz kontağı deneyiminin iş arkadaşlarını bir asansöre tıkmak ve onların bakışlarını kaçırmalarını yasaklamakla benzer bir deneyim olduğunu belirtiyor.
• Sanal toplantılar ayrıca,sözsüz iletişimi de ortadan kaldırıyor. İnsanlar, yüz yüze görüşmelerde doğal olarak gönderdikleri sözlü olmayan ipuçlarını gönderme çabasıyla dramatik bir şekilde başlarını sallıyorlar. Bu gerçekten yorucu. İnsanlar video görüşmelerinde yüz yüze konuştuklarından %15 daha yüksek sesle konuşuyorlar ve bu da yorucu bir hal alıyor. İnternet bağlantıları kesintileri ve gecikmeler, iletişimi daha da zorlaştırıyor. Sadece 1,2 saniyelik bir boşluk, katılımcıların dikkatini dağıtıyor ve daha soğuk ve ilgisiz görünmelerine neden oluyor.
• Oxford Üniversitesi Saïd Business School’da müzakere dersi veren Paul Fisher, kısa süre önce sanal iletişim üzerine bir eğitim başlattı. Fisher, sosyal bazı ipuçlarından yoksun sanal görüşmelerin insanların güven inşa etmesi açısından zor diyor. Bir e-postaya verilen her geç yanıt ve bir video görüşmesinde gözün başka bir tarafa kayması, güven kırıcı unsurlar olarak görünüyor. Fisher, müzakereciler için sanal müzakerelerin “çıkmaza girme olasılığının daha yüksek” olduğunu söylüyor.
• Sanal toplantıların kadın çalışanlar üzerinde daha ağır etkilerinin olduğu da tespit edilmiş. Haziran 2020’de Washington Üniversitesi’nden Gabrielle Pfund tarafından yapılan anket çalışmasının sonuçları %40 oranında kadınların sanal görüşme esnasında kendilerini incelediklerini ortaya koymuş. Anket çıktılarında kırışıklıkları ve kabarık gözleri durmaksızın incelemenin kadınlar için özgüven kırıcı olduğundan bahsediyor.
• Öte yandan sanal toplantıların kadınlar için başka şekillerde bulunmaz bir nimet olduğu da kanıtlanmış. Mühendislik ve teknoloji alanında çalışan kadınlarla yapılan bir ankette, ankete katılanların neredeyse üçte biri sanal toplantılarda kendilerine, yüz yüze olduğundan daha sık konuşma fırsatı verildiğini, daha az sözlerinin kesildiğini veya görmezden gelindiğini söyledi. Üstelik sanal toplantıların kadınları giyim kuşam gibi bazı yorucu çabalardan da kurtarıyor.Georgetown Üniversitesi’nde dilbilim profesörü olan Deborah Tannen, “Eteğinizin ne kadar uzun ya da kısa olduğu konusunda endişelenmenize gerek yok” diyor.
• Geçen yıl, bazı patronları şaşırtacak şekilde, birçok insanın pijamalarını zar zor çıkarabilecek kadar çok çalıştıklarını göstermiştir. Harvard Business School tarafından Eylül ayında yayınlanan 21.500 şirkette 3 milyon çalışanın katıldığı bir araştırmaya göre, pandemi ortaya çıktığında ve iş yapış şekillerimiz ilk değiştiğinde, çalışanlar daha uzun saatler çalıştılar, daha fazla e-posta yanıtlayıp, daha fazla sanal toplantıya katıldılar. Bu durum gelecekte çalışanlar evden çalışmak istediğinde, yöneticilerin bunu reddetmesini zorlaştıracak. Microsoft’ta Modern Çalışma Başkanı Jared Spataro “Geçen Mart ayında işverenin en büyük sorularından biri şuydu: İnsanlar bütün günleri Netflix izleyerek mi geçirir? diyor. Araştırma hiç de öyle bir görüntünün olmadığını açıkça gösteriyor.
• Sanal çalışmanın önemli bir avantajı da çalışanlara daha demokratik bir ortam sunması oldu.Video görüşmelerinde herkes eşit büyüklükte, bir video ekran karesinde görünüyor. Masanın başında veya patronun yanında oturmak gibi statü işaretleri ortadan kalktı. Zaman farklılıkları izin verdiği sürece, dünyanın herhangi bir yerindeki personel, doğrudan kitlesel toplantılarda patronlarından haber alabilir ve uzaktaki meslektaşlarıyla işbirliği yapabilir hale geldi.
• Sanal çalışma iş-ev dengesini zorladı ve bundan rahatsız olan çalışanların sayısı azımsanmayacak kadar çok. Buna karşın bu durum aynı zamanda iş arkadaşlarının birbirlerini daha yakından tanımalarına da yardımcı oldu. Microsoft’un yaptığı ankete göre, beş kişiden biri meslektaşlarının evcil hayvanları veya aileleriyle sanal olarak pandemi sırasında tanışmış. Bu yoldaşlığı besler. Aynı ankete göre, altı kişiden biri bir iş arkadaşıyla ağladı. Bir Amerikan telekom grubu olan Verizon Communications’a ait bir video konferans hizmeti olan BlueJeans’tan Krish Ramakrishnan, “Daha önce bir iş kişiliğiniz ve bir ev kişiliğiniz vardı” diyor. “Pandemi sırasında sadece bir kişi var.”
• İyi ya da kötü, pandeminin ardından çevrimiçi ve yüz yüze toplantıların melez bir modeli kaçınılmaz görünüyor.2020’nin sonunda PwC tarafından yapılan bir anket, işverenlerin %80’inden fazlasının uzaktan çalışmanın başarılı olduğunu düşündüğünü ortaya koydu. Yöneticilerin yaklaşık% 70’i sanal işbirliği araçlarına yatırımı artırmayı planlıyor. Neredeyse% 65’i sanal bir işgücüyle başa çıkmak için eğitime para harcamayı planlıyor.
• Bir yıl evden çalıştıktan sonra, 31 ülkede ankete katılan çalışanların% 40’ından fazlası, yazıcı gibi ofis gereksinimlerine hâlâ sahip olmadıklarını söyledi. Her 10 kişiden biri yeterli internet bağlantısına sahip değildi.Yöneticiler, çalışanlarının memnuniyet ve aidiyetlerini arttırmak için hayal güçlerini kullanıyor. 

• Teknolojinin daha sofistike kullanımı, sanal çalışma deneyimini geliştirecektir.Sanal toplantı araçları dışında çalışanları sanal ortak çalışma alanlarının da gerekliliği önemli ve geliştirilmesi gereken konular arasında yer alıyor. Pandemiden çok önce uzaktan çalışmayı teşvik eden bir kadın kuruluşu olan LeanIn.Org’da ekipler ortak çalışma alanı olarak Google Dokümanları kullanıyor.

The Economist’in yayınladığı makale önümüzdeki dönemde sanal çalışmanın kurum kültürü üzerinde oldukça kafa yorulması gereken konuların olduğunu gösteriyor. Sevelim veya sevmeyelim sanal veya hibrit çalışma modeli kurumların iletişim kültürünü kökünden değiştirecek bazı hamleler yapmasını zorunlu kılacak.